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„Ich wünschte, ich wäre fokussierter…“
Heute muss jeder immer erreichbar sein – vor allem Selbständige für ihre Kunden und Vorgesetzte für ihre Mitarbeitenden. Oder? Es könnte ja etwas anbrennen oder einem durch die Lappen gehen. Da fällt es naturgemäß schwer, fokussiert zu arbeiten und über einen längeren Zeitraum konzentriert bei einer Sache zu bleiben.
Hinzu kommt noch: Führungskräfte und Selbständige haben immer viele Aufgaben auf dem Tisch, was die Zeitplanung komplizierter macht. Und es gibt unzählige Ablenkungen, die es einem erschweren, konzentriert arbeiten zu können. Wer es schafft, sich trotz dieser Fülle zu fokussieren, kann sowohl die eigene Leistungsfähigkeit als auch die Produktivität steigern.
Leicht gesagt, wenn man eine Scanner-Persönlichkeit, ein Tausendsassa ist mit unzähligen Ideen, Verpflichtungen, Aufgaben:
Wo ist mein Fokus? Ich habe viele Ideen und vieles angefangen. Ich bekomme mich nicht fokussiert und blockiere mich zusehends selbst. Wenn ich mein Chaos mal kanalisiert bekäme, wären wir schon viele Schritte weiter.
S., Geschäftsführerin & Tausendsassa
Da funktionieren keine althergebrachten allgemeinen Konzentrierter-Arbeiten-Tipps, Zeitmanagement-Methoden oder Selbstmanagement-Tools aus der Gießkanne. Dabei ist es so wichtig, fokussiert arbeiten zu können, denn Führungskräfte und Selbständige müssen auch mal etwas strategisch oder konzeptionell erarbeiten und sich dafür über einen längeren Zeitraum auf eine Aufgabe konzentrieren.
Und: Fokussiert arbeiten ist vor allem für vielseitige Menschen mit Scanner-Persönlichkeit schwer, die auch Tausendsassa genannt werden, denn sie haben viele unterschiedliche Interessen, Neigungen, Projekte, Aufgaben und Ideen. Das führt dazu, dass ihr Schreibtisch noch voller ist und ständig neue Impulse hinzukommen. War man gerade noch beim Marketingkonzept für das neue Produkt, so hat man schon die Idee für ein neues noch innovativeres Produkt und könnte sich eigentlich auch ganz gut eine entsprechende Dienstleistung dazu vorstellen. Und wollten wir nicht sowieso schon immer die Personalstruktur in der Firma überdenken…?!
Sie haben das Bedürfnis, in viele verschiedene Richtungen zu denken und zu arbeiten und verlieren sich oft in zu vielen Ideen und Aufgaben gleichzeitig. Auch sind sie anfälliger für Ablenkungen, denn was außerhalb der eigentlichen Aufgabe wartet, ist ja auch so interessant:
Ich habe ein Feuerwerk von Gedanken und Ideen im Kopf. Mir fehlt der Fokus, um mich hinzusetzen und bei etwas dranzubleiben.
CEO und Tausendsassa Frank M.*
*Name geändert
Tausendsassa alias Scanner-Persönlichkeiten bringen ihre Aufgaben auch häufig nicht zu Ende, weil sie sie ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr interessant genug finden. Da bleibt das mit Feuer und Flamme angefangene Innovationsprojekt halbkonzipiert stecken, weil die interessantesten Kapitel geschrieben sind und jetzt „nur“ noch Fleißarbeit fehlt. Kommt Ihnen das bekannt vor? 🙂
Sich in dieser Situation auf die Fertigstellung einer Aufgabe zu konzentrieren und fokussiert zu arbeiten, ist noch mal herausfordernder. Da helfen dann auch keine Zeitplaner und Methoden des Zeitmanagements mehr.
Wie also können diese vielbeschäftigten und vielinteressierten Personen ihren Fokus finden und halten, ihre Vielfalt gut organisieren, um konzentriert zu arbeiten?
Warum fokussiert arbeiten so wichtig ist
Multitasking schadet mehr als es nützt. Studien zeigen, dass Menschen, die versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, ihre Produktivität erheblich verringern. Für Scanner-Persönlichkeiten, die gern auf vielen verschiedenen Hochzeiten tanzen, kann das besonders frustrierend sein, denn sie können einfach nicht anders. Sie müssen in der Regel verschiedene vielfältige Aufgaben und Projekte parallel haben, um glücklich, erfüllt, zufrieden zu sein. Sie brauchen die Vielfalt.
Okay, dürfen Sie auch. 😊 Nur sollten Sie nicht versuchen, diese gleichzeitig zu bearbeiten! Gönnen Sie sich – auch als Führungskraft, Unternehmer oder Selbständiger – in Ihrer Zeiteinteilung Phasen, in denen Sie fokussiert und konzentriert an einer Aufgabe arbeiten. Denn mit Fokussierung erreichen Sie mehr Effizienz, eine bessere Qualität der Arbeit und vor allem mehr berufliche Zufriedenheit.
Gerade Führungskräfte, Unternehmer und Selbständige profitieren davon, weil sie strategische Entscheidungen klarer und fundierter treffen können. Und sogar leichter, was vor allem für Scanner interessant sein dürfte, die sich oft schwer tun mit Entscheidungen.
Die größten Hindernisse für fokussiertes Arbeiten
Wenn es nun aber so einfach wäre… Gerade Tausendsassa fühlen sich oft unfokussiert, selbst wenn sie es durch Selbstorganisation und eine gute Zeitplanung oder Zeiteinteilung schaffen, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.
Scanner-Persönlichkeiten sind so angelegt, dass sie manchmal mitten in einer Aufgabe einen Geistesblitz haben oder von der nächsten Idee abgelenkt werden, so dass sie dann nicht mehr effizient arbeiten können. Sie lieben es, Neues zu lernen und sich in neue Projekte zu stürzen. Diese Reizüberflutung und ein ständiger Wechsel zwischen Aufgaben kostet nicht nur Zeit, sondern kann auch die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und dazu führen, dass viele Aufgaben nur angefangen werden und unerledigt bleiben. Das trägt erheblich dazu bei, dass sich Scanner unfokussiert fühlen und ihre Leistungsfähigkeit abnimmt.
Zusätzlich haben sie, wie alle anderen Führungskräfte auch, mit ständigen Unterbrechungen zu kämpfen, was die Zeitplanung erschwert. Von Teams-Nachrichten und E-Mails bis hin zu Anrufen und Kollegen, die in der Türe stehen – unsere heutige Arbeitswelt ist voll von Ablenkungen. Da braucht es gute Methoden des Zeitmanagements und ein gutes Selbstmanagement, um trotzdem effektiv arbeiten zu können.
Führungskräfte und Selbständige stehen darüber hinaus oft unter dem Druck, jederzeit verfügbar zu sein, was konzentriertes Arbeiten erschwert. Sie sind häufig für viele verschiedene Dinge verantwortlich, was die Produktivität beeinträchtigen kann, und haben einen hohen Entscheidungsdruck, der sich auf die Arbeitsqualität auswirkt.
Acht effektive Schritte für fokussiertes Arbeiten
1.) Finde deinen Fokus in der Vielfalt
Um fokussiert arbeiten zu können, brauchen Sie einen Fokus. Klingt trivial? Ist es für Scanner aber ganz und gar nicht. Die Vielfalt an Aufgaben, Projekten, Zuständigkeiten und Ideen kann überwältigend sein und manchmal einschüchternd und dazu führen, dass man komplett die Segel streicht und gar nichts mehr anfängt, weitermacht oder umsetzt.
Scanner wünschen sich daher nicht ohne Grund, ihren Fokus zu finden, endlich nicht mehr verzettelt, sondern auf eine Sache konzentriert zu sein, endlich zur Ruhe zu kommen. Obwohl sie ohne Vielfalt und Vielfältigkeit auch nicht wollen und nicht können. Tipps wie „Schauen wir mal, welche der vielen Aufgaben Sie weglassen können“, helfen daher bei Scannern im Coaching nur bedingt. Sie wollen sich nicht einschränken und ihre Vielfältigkeit beschneiden. Die Vielfalt ist ihr Lebenselixier.
Aber innerhalb dieser Vielfalt sich fokussiert zu fühlen, das ist etwas, das Tausendsassa sich ersehnen – und auch bekommen können, denn auch sie haben in ihrer Vielfalt einen Fokus, den Tausendsassa-Fokus, mit dem sie sich konzentriert und fokussiert fühlen – und trotzdem frei entfalten können. Mit dem Tausendsassa-Fokus lichtet sich das Chaos der Vielfalt.
Den eigenen Tausendsassa-Fokus zu finden, ist zudem wichtig, um nicht dauernd unnötigerweise Task-Switching-Costs zahlen zu müssen, also das Gehirn zusätzlich zu beanspruchen, wenn man von einer Aufgabe zu einer inhaltlich komplett anderen springen muss.
2.) Sortiere die aktuellen Aufgaben und Baustellen
Sobald Sie Ihren Tausendsassa-Fokus kennen, sichten Sie Ihre aktuellen Aufgaben und Baustellen:
- Was steht gerade alles an?
- Was sind meine Verantwortlichkeiten, was meine Deadlines?
- Was möchte ich noch darüber hinaus?
Sammeln Sie alles, schreiben Sie es auf Karteikarten oder ein digitales Pendant und dann gruppieren Sie die Karten in thematische Blöcke.
Das ist ein wichtiger Schritt, um einen Überblick zu erhalten und eine erste Reduzierung im Sinne von thematischer Gruppierung. Nichts fällt weg, aber durch die Clusterung fühlt es sich überschaubarer an – und ist es auch ganz real.
Dann fragen Sie sich:
- Bei welchen Aufgaben wird mein Tausendsassa-Fokus nicht bedient?
- Welche Aufgaben mache ich also ungern oder nur mit großem Kraftaufwand, welche dagegen im Flow, weil mir dabei das Herz aufgeht?
- Welche sind neutral – also irgendwo dazwischen?
All jene, die Ihnen Mühe bereiten, versuchen Sie nun zu eliminieren: Delegieren Sie sie, wenn möglich, streichen Sie sie komplett oder planen Sie den schrittweisen Exit. Teilen Sie sich vor allem solche Aufgaben zu, die auf Ihren Tausendsassa-Fokus einzahlen, bei denen Sie sich ganz in Ihrem Element fühlen. Das wird Ihnen helfen, fokussiert arbeiten zu können.
3.) Behalte den Überblick
Nun werden Sie als Tausendsassa, als Scanner-Persönlichkeit naturgemäß immer noch viele Aufgaben haben, die Sie gerne selbst machen möchten oder auch müssen, zumal wenn Sie Führungskraft, Unternehmer oder selbständig sind. Daher ist es jetzt wichtig, dass Sie den Überblick behalten, um fokussiert arbeiten zu können.
Übertragen Sie nun Ihre geclusterten Aufgaben in ein Tool, mit dem Sie flexibel arbeiten können, zum Beispiel ein agiles Board, das auch Ihrem Team transparent ist, zumindest in Teilen. Ich nutze dazu gerne Trello, aber Sie können auch ein Kanban-Board oder ähnliches wählen. Sie können auch die Getting-Things-Done-Methode zur Zeitplanung und Selbstorganisation verwenden, die ich in meinem Buch ausführlich beschreibe (coming soon in 2025!).
4.) Organisiere die Aufgaben
Um Ihre Aufgaben fokussiert zu bearbeiten, organisieren Sie sie nun. Zu beachten ist dabei: Scanner sind keine Langzeitplaner. Machen Sie es sich daher leicht! Sie bleiben motiviert, indem Sie größere Projekte in kleinere Schritte mit Milestones und Mini-Zielen unterteilen.
Vielleicht müssen Sie die Einzelschritte eines Projekts erst mal verstehen und aufschreiben? Dabei kann Ihnen Reverse Engineering helfen – also das Projekt von hinten zu denken und aufzuzäumen:
- Was ist der letzte Schritt vor Vollendung des Projekts?
- Was ist der Schritt, der genau davor kommen muss?
- Was der davor?
- etc.
Dann priorisieren Sie nun die Aufgaben innerhalb der Cluster, zum Beispiel mithilfe der Eisenhower-Matrix. Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, sodass man sich zuerst auf die Aufgaben konzentriert, die den größten Einfluss haben.
Legen Sie dann die Zuständigkeiten fest. Führungskräfte neigen dazu, viele Aufgaben selbst zu übernehmen („Dann habe ich es schneller selbst erledigt“), vor allem wenn sie eine Scanner-Persönlichkeit haben („Das wollte ich schon immer mal lernen“). Doch das Delegieren nicht-essenzieller und/oder unspannender Aufgaben ermöglicht es Ihnen, den Kopf für die wirklich wichtigen und interessanten Themen frei zu bekommen.
Delegieren Sie nun also, falls Sie das noch nicht in Schritt 2 erledigt haben. Wie Sie klar und mit gutem Gefühl delegieren, auch das beschreibe ich ausführlich in meinem Buch für Führungskräfte (coming soon).
5.) Komm in die Umsetzung
Um jetzt in die Umsetzung zu kommen und fokussiert an Ihren Aufgaben zu arbeiten, nutzen Sie Zeitmanagement-Methoden wie die ALPEN-Methode. Hier schätzen Sie die Dauer der priorisierten Aufgaben und machen eine dezidierte Zeitplanung. Dabei ist es wichtig, eine gute Zeiteinteilung zu haben. Dazu gehören auch Zeitpuffer und Pausenzeiten (auch dazu mehr in meinem Buch).
Einfach machen?! Das sagt sich so leicht, ist aber oft recht schwer. Mit den Schritten 1-4 sollte es Ihnen nun leichter fallen, vielleicht sind Sie jetzt auch so motiviert, dass Sie direkt loslegen wollen und reinstarten. Manchmal steht man sich bei der Umsetzung aber auch selbst im Weg. Man schafft es einfach nicht anzufangen. Eine wirksame Methode, wie Sie Aufgaben nicht länger aufschieben, erläutere ich in einer meiner ersten Podcast-Folgen.
6.) Arbeite konzentriert
Gerade in leitenden Positionen ist es wichtig, sich regelmäßige Phasen ungestörter Konzentration zu schaffen. Smartphones weglegen, Benachrichtigungen ausschalten, und Kollegen signalisieren, dass man nicht gestört werden möchte, kann Wunder wirken, wenn man konzentriert arbeiten will, und die Leistungsfähigkeit enorm steigern.
Lassen Sie sich häufig ablenken? Auch hier hilft die Warum-Frage: Warum lasse ich mich durch neue Impulse ablenken? Warum möchte ich eine Aufgabe gerade nicht weitermachen? Vielleicht sind es Selbstzweifel, die querschießen und Ablenkung befördern, oder die Aufgabe ist uninteressant geworden, was bei Scannern schon mal recht schnell gehen kann. Hier ist es dann die Kunst, die Aufgabe wieder interessant zu gestalten oder abzugeben bzw. zu beenden.
Sie können, um konzentriert und fokussiert zu arbeiten, auch Techniken wie Pomodoro nutzen und Timeboxing betreiben. Sowohl das Timeboxing als auch die Pomodoro-Technik sind Methoden, bei denen Sie im Kalender einen gewissen Zeitraum ausschließlich für eine Aufgabe/ein Thema reservieren, um ungestört daran arbeiten zu können und die Konzentration aufrechtzuerhalten. Bei der Pomodoro-Methode sind es 25 Minuten plus Pause, beim Timeboxing können Sie sich die Zeitblöcke frei auswählen.
Anstatt immer wieder zwischen völlig unterschiedlichen Projekten hin- und herzuwechseln, konzentrieren Sie sich für eine festgelegte Zeit auf ein Themengebiet. So wird Ihr Bedürfnis nach Abwechslung befriedigt, ohne dass Sie den Fokus verlieren.
7.) Gönn dir Erholung
Führungskräfte und Selbständige – gerade jene mit Scanner-Persönlichkeit und einer dadurch natürlicherweise hoch ausgeprägten Tatendrang, Motivation, Begeisterung und Engagement – laufen Gefahr, Erholung und Selbstfürsorge zu vernachlässigen. Dabei ist es gerade für Scanner-Persönlichkeiten wichtig, regelmäßige Pausen einzulegen, da sie meist mit einer hohen Schlagzahl arbeiten, oftmals ohne das zu bemerken, was sehr ermüdet.
Sich um sein Wohlergehen zu kümmern, kann man übrigens gut an Vertrauenspersonen aus seinem Umfeld oder einen Coach abgeben, die Sie dabei unterstützen und immer wieder spiegeln, erinnern und am Ball halten. Das führt langfristig zu einer Steigerung Ihrer Produktivität und Ihres Wohlbefindens.
8.) Bring deine Aufgaben zu Ende
Sie bleiben bei einer Aufgabe manchmal auf halber Strecke stecken? Das ist ganz typisch für Tausendsassa. Wahrscheinlich haben Sie so viel von der Aufgabe bearbeitet, dass sie für Sie nicht mehr spannend oder interessant ist und Sie daher verständlicherweise auch nicht länger fokussiert bleiben wollen. Sie haben sie durchdrungen oder verstanden oder einfach für Ihren Geschmack genug Neues gelernt beim Ausführen der Aufgabe. Jetzt wollen Sie etwas Neues, neue Herausforderungen, Projekte, Weiterentwicklung. Sie haben längst weitere Ideen, denn Ihr Scanner-Gehirn ist ständig am Verknüpfen, Weiterdenken, kreativ Entwickeln.
Wenn Sie Aufgaben an dieser Stelle abgeben oder beenden können, um sich neuen Impulsen zu widmen, sind Sie ein echter Glückspilz. Tun Sie es dann und quälen Sie sich nicht länger mit Angefangenem. Es ist okay, nicht alles zu Ende zu bringen!
Oft müssen Sie Aufgaben aber trotzdem selbst weiterführen und erfolgreich zu einem guten Ende bringen. Wie Sie als Scanner Angefangenes erfolgreich abschließen, habe ich in einer Podcast-Folge beschrieben.
Fazit
Fokussiert arbeiten ist besonders für Führungskräfte und Selbständige mit Scanner-Persönlichkeit eine Herausforderung, jedoch machbar und eine Frage der Technik und des Willens. Gerade vielbeschäftigte Personen können durch clevere Strategien und bewusste Planung sowohl mehr erledigen als auch mehr Zufriedenheit in ihrer Arbeit finden. Durch den Tausendsassa-Fokus, eine gute Strukturierung inkl. Priorisierung, kreative Arbeitsansätze und bewusste Pausen können Sie Ihre Vielseitigkeit leben, ohne sich dabei zu verlieren.
Wenn ich Sie als Business Coach dabei unterstützen kann, lassen Sie es mich gerne wissen.
Ihre
