Inhalt:
Schon wieder findet er diesen blöden Zettel nicht mehr. Hier muss er doch irgendwo sein… „Wo hab ich ihn gleich hingelegt?!“ Thorsten wühlt durch den Berg an Papieren, Post-its und irgendwelchen Prospekten auf seinem Schreibtisch. Vorsicht, nicht die Kaffeetasse umstoßen! „War er nicht gestern noch genau hier?“ Er hebt eine leere Kaffeetasse an, findet nur alte Notizen und eine längst vergessene Quittung.
Aber was er sucht, ist nicht dabei. Die Zeit drängt – er sollte längst an seiner Präsentation arbeiten. Aber wie soll das gehen, wenn schon der Anfang im Chaos versinkt?
Während er weitersucht, fallen ihm die vielen ungelesenen Mails in seinem Postfach ein und ein unangenehmes Stechen durchfährt ihn. Er müsste dringend antworten. Aber erst der blöde Zettel, auf dem er sich schon die wichtigsten Punkte für die Präsentation notiert hat.
Plötzlich piept sein Handy. Thorsten kann nicht widerstehen und schaut kurz nach: eine neue Nachricht von einem Freund, ein Link zu einem witzigen Video. Sekunden später scrollt er durch TikTok. Das wird er später sicher alles nachholen, redet er sich ein. Aber später ist er nicht weniger gestresst – und dieser Zettel bleibt verschwunden.
Endlich gibt Thorsten auf. Egal. Ich fange einfach irgendwie an. Er öffnet den Laptop, doch die To-dos wirbeln wie ein Sturm in seinem Kopf herum: „Erst die E-Mails? Oder die Präsentation? Nein, ich muss recherchieren!“ Fünf Tabs später blinken ihm Werbebanner entgegen und ein Trailer auf Netflix lockt ihn: „Einfach nur ein bisschen Inspiration, nur mal kurz…“ Bevor er sich versieht, sind zwei Stunden vergangen.
Seine To-do-Liste? Unberührt. Seine Stimmung? Am Boden. „Warum klappt das bei anderen so leicht und bei mir nicht?“ fragt er sich resigniert, während er schon wieder gedanklich ein neues Projekt plant, das ihm plötzlich so viel interessanter erscheint.
Kennst du das Gefühl, wie Thorsten im Chaos zu versinken und nichts wirklich fertigzubekommen? Es gibt einen Ausweg aus diesem Teufelskreis!
Strukturierter arbeiten – planvoll Aufgaben erledigen für mehr Arbeitszufriedenheit
Ich selbst darf mich glücklich schätzen, eine strukturierte Tausendsassa zu sein. Effizient arbeiten, strukturiert arbeiten: Ganz selbstbewusst darf ich das sogar als eine meiner großen Stärken bezeichnen! Aus meinen Coachings weiß ich aber, dass es vielen Scannern anders geht. Viele kommen zu mir mit der Frage: „Wie organisiere ich mich selbst?“
Auch Thorsten ist ein Tausendsassa, eine Scanner-Persönlichkeit. Er hat so viele Ideen, verschiedenste Projekte und Vorhaben, dass ihm das oft in die Quere kommt und er dann nicht mehr weiß, wie er fokussiert arbeiten und seine Arbeit strukturieren soll, damit er Ziele auch erreicht und Deadlines einhält.
Dabei passiert ihm, was eigentlich den meisten Menschen passiert: Wenn er eine Aufgabe angeht, nimmt er sich zwar vor, konzentriert zu arbeiten, ist aber erstmal erschlagen von der Flut der Informationen. Wie soll er die nur richtig auswählen und gut priorisieren? In diese Unsicherheit grätschen dann Ideen für Aktivitäten, die jetzt gerade leichter erscheinen als die eigentliche Aufgabe (erst mal die Hausarbeit erledigen, kurz im Netz surfen, und wollte ich nicht eigentlich auch noch meinem Kumpel schreiben?).
Wenn er dann mal angefangen hat, lässt er sich schnell ablenken. Neue spannende Geistesblitze kommen ihm in die Quere. Fertig wird er nicht. Er fängt lieber was Neues an, das ihn mehr reizt.
Strukturiert arbeiten und sich nicht verzetteln
In unserer schnelllebigen Zeit, in der Zeit- und Leistungsdruck, eine Flut an Informationen, ständige Verfügbarkeit von Beschäftigungen sowie Stress zum Joballtag gehören, ist es für sehr Viele eine große Herausforderung, strukturiert und effizient zu arbeiten. Tausendsassa haben dabei wegen ihrer vielen Interessen und Projekte, private wie berufliche, besonders häufig damit zu kämpfen, fokussiert zu arbeiten. Sie tendieren dazu, sich zu verzetteln und Aufgaben nicht abzuschließen, oder in der schieren Menge an angefangenen Fäden den Überblick zu verlieren. Dann fühlen sie sich unfokussiert, unstrukturiert, unorganisiert. Für sie ist eine Struktur, seine Arbeit zu erledigen, besonders nötig und hilfreich.
Was ist eigentlich strukturiert arbeiten und wie können Sie davon profitieren?
Strukturiertes Arbeiten ist die Fähigkeit, Aufgaben und Herausforderungen methodisch, durchdacht und effizient anzugehen – wie ein Architekt, der aus einem Haufen Bausteine ein präzises Bauwerk erschafft. Es bedeutet, Prioritäten zu setzen, Ressourcen optimal einzusetzen, Ziele zu formulieren und diese im Blick zu behalten. Für Tausendsassa ist eine strukturierte Arbeitsweise nicht nur ein Werkzeug, sondern ein Schlüssel, um ihre Vielseitigkeit optimal zu nutzen und aus kreativer Fülle konkrete Erfolge zu generieren.
Arbeit strukturieren – Was Sie persönlich davon haben
Eine strukturierte Arbeitsweise bietet Ihnen zahlreiche Vorteile – sowohl für Ihre tägliche Arbeit als auch für Ihre langfristigen Ziele:
- Reduktion von Stress: Sie behalten den Überblick und vermeiden zeitraubendes Suchen nach Informationen, wenn Sie strukturierter arbeiten.
- Steigerung der Effizienz: Durch klare Prioritäten konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und arbeiten zielgerichteter.
- Erhöhung der Verlässlichkeit: Ihre Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen, Vorgesetzte und Kund:innen können sich bei einer strukturierten Arbeitsweise auf Sie verlassen, was die Zusammenarbeit erleichtert und verbessert.
- Bessere Arbeitsatmosphäre: Struktur fördert reibungslose Abstimmungen im Team und stärkt die Kommunikation.
- Höhere Produktivität: Sie erzielen schneller Fortschritte und erreichen Ihre beruflichen und die geschäftlichen Ziele eher.
- Reduktion von Fehlern: Strukturiert arbeiten hilft Ihnen, wichtige Details im Blick zu behalten.
- Mehr Arbeitszufriedenheit: Wenn Sie strukturierter arbeiten, gewinnen Sie Klarheit und Kontrolle, was Ihre Zufriedenheit steigert.
Wie strukturierter arbeiten geht – 8 konkrete Strategien
Strategie #1: Ordnung am Arbeitsplatz schaffen
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert Ihre Konzentration und Produktivität. Sortieren Sie Dokumente, räumen Sie Schubladen auf und organisieren Sie die Benutzeroberfläche Ihrer Arbeitsgeräte. Eine klare Umgebung sorgt für einen klaren Kopf – Sie werden die positiven Auswirkungen schnell spüren.
Strategie #2: Ablenkungen minimieren
Schaffen Sie eine störungsfreie Arbeitsumgebung, um strukturierter zu arbeiten. Schalten Sie Smartphones und soziale Medien stumm und kommunizieren Sie klare Grenzen für Unterbrechungen. Je weniger Ablenkung, desto effizienter können Sie Ihre Aufgaben erledigen.
Strategie #3: Aufgaben im Blick behalten
Wie organisiere ich mich? Halten Sie dafür Ihre täglichen und wöchentlichen Aufgaben schriftlich fest. To-do-Listen oder Checklisten helfen Ihnen, den Überblick zu bewahren und Fortschritte sichtbar zu machen. Das Abhaken erledigter Punkte gibt Ihnen zusätzlich Motivation. Digitale Projektmanagement-Tools können hier Gold wert sein. Ich selber nutze zum Beispiel Trello, um meine Arbeit strukturieren zu können.
Strategie #4: Prioritäten setzen
Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Das bekannte Eisenhower-Prinzip kann Ihnen dabei helfen. So konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die wirklich zählen. Auch die ALPEN-Methode hilft Ihnen, Ihren Tagesablauf zu organisieren, Stichwort Zeitmanagement. Sie geht so:
- Aufgaben definieren
- Länge der Aufgaben einschätzen
- Pausen einplanen
- Entscheiden, welche Aufgaben bearbeitet werden
- Nachkontrolle durchführen
Strategie #5: Leistungshöhepunkte nutzen
Um strukturierter arbeiten zu können, planen Sie anspruchsvolle Aufgaben in die Zeit, in der Sie sich besonders konzentriert und leistungsfähig fühlen. Indem Sie Ihre persönliche Leistungskurve berücksichtigen, arbeiten Sie effizienter und erzielen bessere Ergebnisse. Denken Sie dabei an das Pareto-Prinzip: 20 Prozent des Aufwands sind für 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses verantwortlich (80-20-Regel).
Strategie #6: Ziele klar definieren
Setzen Sie sich konkrete Ziele, die Ihnen Orientierung und Sinn geben – sowohl kurzfristige als auch langfristige. Kleine Erfolge motivieren und bringen Sie Schritt für Schritt Ihrem großen Ziel näher. Fokussiert arbeiten kann so step by step erreicht werden. Ich habe in meinen Coachings die DoubleTRAMS-Methode entwickelt, um Ziele zu formulieren, die wirklich funktionieren.
Strategie #7: Routinen etablieren
Klare Routinen strukturieren Ihren Tag und erleichtern es, auch im Beruf organisiert zu bleiben. Passen Sie Ihre Routinen an Ihre Leistungskurve an, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.
Strategie #8: Regelmäßige Pausen einlegen
Gönnen Sie sich Pausen, um frische Energie zu tanken. Bewegung und frische Luft helfen Ihnen zum Beispiel, den Kopf freizubekommen und mit neuer Motivation weiterzumachen. Mache ich auch so, gerade in der trüben Jahreszeit, wenn die Sonne ein paar Strahlen durch die grauen Wolken schickt.
Fazit – Anwenden und Anpassen
Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Wenn Sie als Scanner-Persönlichkeit mit Ihrer Vielfalt und Neugier strukturierter arbeiten möchten, fangen Sie heute damit an!
Aber: Strukturen funktionieren nur, wenn sie Ihnen Freude bereiten und Ihren Alltag bereichern. Nehmen Sie daher die Strategien aus diesem Artikel und schauen Sie, was zu Ihnen persönlich passt. Denn jeder und jede ist anders und braucht andere Lösungen, um strukturierter und fokussierter zu arbeiten. Und versuchen Sie, nicht alles auf einmal umzusetzen.
Ein Coaching kann Ihnen helfen, Ihre Stärken als Scanner-Persönlichkeit optimal einzusetzen und strukturiertes Arbeiten in Ihren Alltag zu integrieren. Ein 1:1-Coaching bietet Ihnen die Möglichkeit, gezielt an Ihren beruflichen und persönlichen Herausforderungen zu feilen. Wir beziehen dabei auch das Außen mit ein. Wenn beispielsweise der Aufgabenkorb einfach zu voll ist, müssen andere Wege aus der Überforderung gefunden werden.
Habe ich Ihre Neugier geweckt? Dann kontaktieren Sie mich!
Strukturiertes Arbeiten kann Freiraum für Kreativität schaffen, hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ihre Zufriedenheit deutlich erhöhen. Gehen Sie einfach los!
Ihr TausendsassaCoach
