Bist Du erfolgreich in Deinem Beruf, fühlst Dich aber manchmal überwältigt von der Fülle an Aufgaben? In diesem Artikel erfährst Du, wie Du durch effektives Prioritäten setzen nicht nur Deine Produktivität steigern, sondern auch Deine berufliche und persönliche Zufriedenheit erhöhen kannst.
Priorisierung und Prioritäten setzen ist besonders für Scanner-Persönlichkeiten wichtig
Scanner-Persönlichkeiten wie Du und ich stehen oft vor einer besonderen Herausforderung: Unsere vielfältigen Interessen und das ständige Streben nach neuen Erkenntnissen machen es schwierig, Prioritäten zu setzen. Wir tauchen tief in ein Thema ein und finden uns bald in einem anderen wieder, was oft zu Überlastung führt.
Oder wir generieren aus einer Idee oder einem Input gleich mehrere neue, beginnen viele Projekte und führen etliche der Aufgaben nicht zu Ende. (Wie Du Aufgaben nicht länger aufschiebst und wie Du Angefangenes zu Ende bringst, liest Du hier.) Dann sehen wir uns mit einer Vielzahl von To-Dos konfrontiert, die wir alle mehr oder weniger gleichzeitig handeln sollen (und wollen).
Auch unsere Mitarbeitenden macht das nicht eben gerade glücklich: Häufig überfordern multitalentierte Führungskräfte, also Manager:innen mit Scanner-Persönlichkeit, ihre Mitarbeiter mit ihren vielen Ideen und vielfältigen Projekten und Aufgaben.
„Ich finde alles interessant, bin sehr neugierig, mag neue Herausforderungen, und ich weiß auch, dass ich alles irgendwie gebacken bekomme. Leider denke ich in der Zeitplanung dann oft nicht realistisch und meine, immer viel mehr zu schaffen, als dann eigentlich machbar ist. Das überfordert dann entweder meine Mitarbeiter:innen, die sich nicht mehr aussehen vor lauter Projekten, oder es enttäuscht meine Vorgesetzten, die auf die Umsetzung der Projekte warten.“
(Carola, Führungskraft)
Was passiert ohne Prioritäten?
Gerade bin ich mal wieder in einer Phase in meinem Leben, in der ich mich gleichzeitig in viele verschiedene Projekte stürze – vom Schreiben zweier Bücher für Tausendsassa, über das Knüpfen von Unternehmenskontakten bis hin zum Facelift meiner Webseite. Und all das neben meinem alltäglichen Coaching-Business und meiner Hochschultätigkeit sowie Familie.
Ohne klare Prioritäten, einer strukturierten Arbeitsweise sowie einer guten Selbstwahrnehmung würde ich mich da bald überwältigt und erschöpft fühlen, ohne wirklich voranzukommen.
Ohne Priorisierung neigen wir Scanner dazu, uns zu verzetteln. Wir beginnen viele Projekte, bringen aber häufig etliche nicht zum Abschluss. Das führt zu Frustration, einem Gefühl von Versagen und letztlich dazu, dass wir uns nicht erfüllt und zufrieden fühlen.
Andreas (Name geändert), einer meiner Klienten und Senior-Projektmanager in einem IT-Unternehmen, stand vor einer ähnlichen Herausforderung. Er hatte viele Ideen, wie er sein Unternehmen voranbringen konnte, doch ohne Prioritäten fühlte er sich wie in einem Hamsterrad. Erst als wir im TausendsassaCoaching gemeinsam begannen, seine Projekte nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Leidenschaft zu ordnen, fand er Klarheit und konnte seine Ziele effektiv verfolgen.
Im Berufsalltag begegnen uns unzählige Aufgaben. Prioritäten zu setzen bedeutet, diese Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen, aus der ersichtlich wird, welche Aufgaben als erstes dran sind. Es ist ein entscheidender Schritt, um Deine Ressourcen effizient zu nutzen und Deine Ziele zu erreichen. Außerdem geht Dir dann weniger verloren und Du fühlst Dich insgesamt weniger überlastet und ausgeglichener. Du hast wieder das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben statt zu schwimmen und nichts geschafft zu bekommen.
Wie aber geht erfolgreich Prioritäten setzen?
Prioritäten setzen: Ein erster Schritt
Der erste Schritt zum Prioritäten setzen ist die Akzeptanz, dass nicht alles gleichzeitig erledigt werden kann. Es geht vielmehr darum zu erkennen, welche Projekte und Aktivitäten Dich Deinen persönlichen und beruflichen Zielen näherbringen.
Darüber hinaus gibt es auch immer Aufgaben, die erledigt werden müssen, wie beispielsweise die Buchhaltung oder der wichtige Anruf beim Chef oder der Schwiegermutter.
Hier beginnt allerdings schon die Priorisierung:
- Was davon ist wirklich wichtig?
- Was wichtiger als das andere?
- Und was davon muss wirklich heute noch erledigt werden, was kann noch etwas oder lange warten?
Ziele definieren: Der Schlüssel zur Priorisierung
Diese Fragen kannst Du natürlich nur beantworten, wenn Du Deine Ziele kennst. Das gibt Dir einen Rahmen, innerhalb dessen Du Deine vielfältigen Interessen und Ideen priorisieren kannst. Ohne klare Ziele zu definieren, ist effektive Priorisierung unmöglich.
Nimm Dir Zeit, Deine kurz- und langfristigen Ziele zu definieren. Meine Coaching-Methode DoubleTRAMS, um einfach und effektiv ein SMART-Ziel zu formulieren, kann Dir dabei helfen.
Überlege, was Du in Deiner Karriere und in Deinem persönlichen Leben erreichen möchtest. Finde Deinen individuellen Tausendsassa-Fokus, an dem Du Deine Ziele und Deine Entscheidungen ausrichten kannst. Als Führungskraft oder Unternehmer ist es zudem essenziell, Prioritäten so zu setzen, dass sie nicht nur Deine Produktivität steigern, sondern auch zu innovativen Lösungen und Geschäftswachstum führen.
Die Eisenhower-Matrix: Ein leistungsstarkes Tool
Die Eisenhower-Matrix, die auf ein Zitat des US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeht, oder das Paretoprinzip sind hervorragende Werkzeuge für Scanner-Persönlichkeiten um Prioritäten zu setzen. Sie helfen, Aufgaben nach ihrer Bedeutung zu ordnen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Bei der Eisenhower-Matrix (siehe unten die Eisenhower-Matrix Vorlage) gliederst Du Deine Aufgaben in vier Kategorien:
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben solltest Du sofort erledigen. Sie dulden keinen Aufschub!
- Wichtig, aber nicht dringend: Plane diese Aufgaben für später ein. Vergiss dabei aber nicht, Dich zu gegebener Zeit an sie erinnern zu lassen.
- Nicht wichtig, aber dringend: Delegiere diese Aufgaben, wenn möglich, aber sofort.
- Nicht wichtig und nicht dringend: Überlege, ob diese Aufgaben wirklich notwendig sind, und trenne Dich niederschwellig von ihnen. Weg damit!
Hier ist die PDF-Vorlage für das Eisenhower-Prinzip für Dich. Dort kannst Du Deine Aufgaben schnell und effizient einordnen. Diese Vorlage erleichtert es, Deine Prioritäten täglich zu setzen und anzupassen.
Eisenhower-Prinzip Beispiel
Stell Dir vor, Du bist eine vielbeschäftigte und vielseitige Führungskraft (wobei das eine vom anderen wohl nicht zu trennen ist… 😄).
- Ein dringendes Kundenmeeting wäre ein Beispiel für eine Aufgabe, die sowohl wichtig als auch dringend ist (direkt und selbst erledigen!).
- Das Auffrischen Deiner Fachkenntnisse ist zwar wichtig, aber nicht dringend. Plane Raum für Deine Weiterbildung zu einem späteren Zeitpunkt ein. Am besten diese Woche noch buchen oder eine Erinnerung für die Buchung setzen, damit es nicht hinten runterfällt!
- Dringend, aber nicht wichtig ist in diesem Beispiel des Eisenhower-Prinzips eine Kollegenanfrage nach Hilfe bei einer Aufgabe, die nicht direkt zu Deinen Kernzielen beiträgt. Obwohl es für den Kollegen dringend sein mag, ist es nicht wichtig für Deine eigenen Prioritäten.
- Das Überprüfen Deiner privaten Social-Media-Accounts schließlich ist weder dringend noch wichtig. Solche Aktivitäten bieten Dir in der Regel weder einen unmittelbaren Nutzen noch fördern sie Deine langfristigen Ziele.
Verschiedene Priorisierungs-methoden
Neben der Eisenhower-Matrix gibt es weitere Methoden wie die ABC-Analyse oder das Pareto-Prinzip (20-80-Regel oder 80:20 Prinzip). Jede Methode hat ihre Vorzüge und sollte je nach Situation und persönlichem Arbeitsstil ausgewählt und angewandt werden.
Die positive Seite der Priorisierung
Wenn Du erst einmal beginnst, Deine Aufgaben und Projekte zu priorisieren, wirst Du eine neue Art von Freiheit als Scanner-Persönlichkeit erleben. Du wirst feststellen, dass Du produktiver bist, Deine Ziele effektiver erreichst und mehr Zufriedenheit in Deinem beruflichen und persönlichen Leben findest. Erfolgreiche Priorisierung ermöglicht es Dir, Deine Zeit und Energie auf das zu konzentrieren, was für Dich am wichtigsten ist.
Prioritäten zu setzen bedeutet nicht, Deine Vielseitigkeit aufzugeben, sondern sie gezielt zu nutzen. Es ermöglicht Dir, Deine Talente voll auszuschöpfen und ein erfüllteres, produktiveres Leben zu führen! Probiere es aus und Du wirst sehen. 🙂
